Kostnadsanalys

Användningen av IT kostar mycket mer än IT i sig

Vi är alldeles för fokuserade på att reducera själva IT-kostnaden trots att alla undersökningar visar att mer än 30 års använding av IT bara medfört begränsade påvisbara vinster för verksamheten. Det finns ingen korrelation mellan ett företags utveckling och dess IT-kostnad - företag med låga IT-kostnader har snarare utvecklats bättre.

Det finns starka samband mellan användningskostnad och IT-kostnad. Om exempelvis ett affärssystem är svårt att använda eller inte ger önskad information så ökar förvaltningskostnaden. Samtidigt skapar användarna egna kalkylark och egna databaser vilket också ökar den totala IT-kostnaden.

Användningskostnad

Det är svårt att få fram en korrekt bild av användningskostnaden eftersom det kräver en användningsanalys där man även studerar alternativa arbetssätt. För att skapa sig en överblick och underlag för att prioritera fördjupande studier kan kostnaden uppskattas genom en enkät till olika användningsgrupper.

En alternativ och säkrare väg är att ta ut loggar på antalet transaktioner för ett system och sedan mäta eller uppskatta hur lång tid respektive transkation tar för användaren.

IT-kostnad

När det gäller IT-kostnaden gäller det att hitta alla kostnader vilket inte alltid är lätt eftersom det sällan finns konsoliderade kostnader i redovisningen. Ännu svårare är att fördela ut kostnader på olika system och verksamheter. En effektiv metod är att i workshopform diskutera fram en fördelning av kostnaderna för respektive verksamhet. Metoden ger dessutom en bättre medvetenhet och vilja att diskutera alternativa lösningar som sänker den totala kostnaden. Oftast är det särintressen som driver kostnadsutvecklingen enligt den klassiska 80/20 regeln.